La historia clínica: cómo acceder a esta información de valor

En este documento legal, privado y sometido a reserva se lleva la trazabilidad de la atención que recibe el paciente durante su estancia en la Clínica Medellín.

Dice la Resolución 1995 de 1999, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, que la historia clínica está hecha para llevar el registro cronológico de las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo que interviene en su atención.

Este documento, explica Gloria Moreno, jefe de Registros Clínicos de la Clínica Medellín, es privado y está sometido a reserva legal, según la norma, por lo tanto, es menester la institución de salud garantizar la protección de los datos que en ella están contenidos. Por lo anterior, esta información no está disponible para cualquier persona y se requiere del cumplimiento de una serie de requisitos para acceder a ella.

Así es el trámite

El personal de salud tiene la posibilidad de consultarla en los casos que así se requiera, pero también las personas que el paciente autorice mediante un documento escrito que debe llevar su firma.
El paciente puede acceder a su historia clínica presentando su documento de identificación original.
Cuando la solicitud la realiza un tercero autorizado debe de presentar de manera presencial los siguientes documentos:

• Presentar la carta de autorización dirigida a la Clínica con fecha no superior a 30 días firmada por el paciente.
• Documento de identificación original del solicitante.
• Copia del documento de identificación del paciente por ambos lados.

Lo anterior es importante pues hay allegados al paciente, como los hijos, los esposos o esposas o quien paga su seguridad social, que consideran que por tener ese vínculo tienen derecho a acceder a la historia clínica, pero esto no los exime de cumplir con los requisitos mencionados.

A la historia clínica también pueden acceder los entes reguladores que necesitan conocer la información respecto a un paciente, para ello deben presentar una carta original con logotipos oficiales de su entidad o si la solicitud la hacen mediante correo electrónico este debe ser originado desde una cuenta institucional.

Cuando el paciente ha fallecido el familiar que solicita el historial clínico debe de presentar:

• Carta de solicitud firmada por el familiar que reclama la información donde expresa que información requiere, finalidad del requerimiento y su compromiso de utilizar esta información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva.
• Documento de identificación original de quien hace la solicitud
• Copia del registro civil de defunción, para demostrar el fallecimiento del paciente (Si el paciente falleció en clínica Medellín, no aplica)
• Acreditar el parentesco que se tiene con el paciente, presentado los siguientes documentos según sea el caso:

• Padres: registro civil de nacimiento del paciente
• Hijo: registro civil de nacimiento del hijo que reclama la copia de la HC
• Esposo o compañero permanente: Copia del registro civil de matrimonio o declaración de unión marital de hecho, según el caso

Si el paciente tiene imposibilidad para otorgar su consentimiento por estado de salud y quien reclama la HC es un familiar, debe presentar:

• Carta de solicitud firmada por el familiar que realiza la solicitud donde expresa los motivos del porque el paciente no puede solicitar copia directamente o autorizar a un tercero. También deberá expresar las razones del requerimiento y su compromiso de utilizar esta información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva.

• Documento de identificación original de quien reclama la información
• Copia del certificado médico que evidencie el estado de salud del paciente. (No aplica para pacientes tratados en Clínica Medellín por el mismo diagnostico que se menciona en el requerimiento)
• Acreditar el parentesco que se tiene con el paciente, presentado los siguientes documentos según sea el caso:
• Padres: registro civil de nacimiento del paciente
• Hijo: registro civil de nacimiento del hijo que reclama la copia de la HC
• Esposo o compañero permanente: Copia del registro civil de matrimonio o declaración de unión marital de hecho, según el caso.

Estos registros en la Clínica Medellín son almacenados en la actualidad en formato electrónico, por lo que el tiempo de entrega cuando son solicitados presencialmente es inmediato, si se cumplen con los requisitos. Salvo aquellos casos donde por la antigüedad de los registros deben ser solicitados a bodega y el tiempo de respuesta a la solicitud es de cinco días hábiles.


Responsabilidad compartida

Gloria Moreno, jefe de Registros Clínicos de la Clínica Medellín, advierte que las personas que acceden a las historias tienen la misma responsabilidad legal que la institución, en cuanto a la reserva de la información que estas contienen.

Esto es clave, pues el mal manejo de los datos personales del paciente puede acarrear problemas de índole jurídico al revelar información sensible.